¿Cuál es el papel de Recursos Humanos en la transformación digital de una empresa?
Dentro de las empresas, la digitalización y la transformación tecnológica son un reto para el empleador y para el área de Recursos Humanos, no solo al implementar nuevas tecnologías para el reclutamiento de personal, sino al actualizar los perfiles profesionales de los colaboradores a contratar.
Estos deben ser capaces de utilizar dichas tecnologías dentro de cada departamento, haciendo más eficientes los procesos de la empresa.
La importancia de esta transformación se pone cada vez más de manifiesto, sobre todo en el marco de la emergencia por el Covid-19.
Durante los meses de confinamiento y distanciamiento social se ha evidenciado la necesidad de implementar tecnologías digitales. No solo en el área de comunicación y publicidad, sino también en la gestión de tareas, coordinación de equipos, transacciones bancarias electrónicas, etc.
A la vez, la importancia de contar con colaboradores que sepan utilizarlas se ha puesto de manifiesto más que nunca.
Muchas empresas han debido recortar su planilla, obligando a buscar formas de hacer más con menos. Otras han debido aprender a teletrabajar y coordinar equipos remotos.
Todo lo anterior ha requerido, desde luego, un rápido aprendizaje del uso de servicios online.
Las empresas que no son capaces de adaptarse se arriesgan a desaparecer. Por otro lado, adaptarse a las nuevas tecnologías puede traer grandes beneficios.
Beneficios de la transformación tecnológica en las empresas
Apostar por la digitalización de un negocio incentiva la mejora continua dentro de la misma y es por ello que Recursos Humanos debe enfocar esfuerzos en moverse hacia la implementación de una transformación tecnológica.
- Refuerza la competitividad. Las nuevas tecnologías permiten que los trabajadores se actualicen y capaciten constantemente.
- Permite innovar a la empresa. La transformación tecnológica permite a las empresas estar a la vanguardia con la oferta comercial actual.
- Hace más eficientes los procesos. Permitiendo que se pueda ahorrar costos e incrementar la producción.
- Acerca la oferta al cliente. Al crear presencia en medios digitales, como redes sociales, apps y sitios web, se crean nuevos canales de compra y distribución.
- Mejora la experiencia de compra. La implementación de nuevas tecnologías que ayuden a dar respuesta más rápida a las necesidades de los clientes crea experiencias más positivas. Esto, ya sea en el ámbito de compras, seguimiento a productos adquiridos, uso de servicios, resolución de problemas, participación en promociones y más.
- Genera oportunidades de negocio. La digitalización y apertura a un mercado online abre nuevas posibilidades de negocio en formas y lugares no pensados anteriormente.
- Facilita el trabajo en equipo. El trabajo colaborativo se facilita con las TIC, agilizando la asignación de tareas y la comunicación interna.
- Optimiza los procesos y tiempos de respuesta. Implementar nuevas tecnologías permite la reducción de costos operativos y mayor agilidad para atender al cliente (externo e interno).
- Propicia la cultura de la innovación. Por supuesto, una empresa que está abierta a la innovación digital transmite esta cultura corporativa a sus trabajadores y alinea la visión de estar siempre a la vanguardia.
¿En qué áreas puede influir Recursos Humanos para la transformación digital de la empresa?
Respuesta corta: En todas.
Como mencionamos al inicio, RRHH juega un papel clave en la implementación de nuevas tecnologías dentro de la empresa. Su labor consiste no solo en reclutar nuevo personal, pero también en renovar y actualizar los perfiles y requisitos para cada cargo.
Para poder innovar en otras áreas, Recursos Humanos como tal debe renovarse a sí mismo. Iniciando con implementar procesos más ágiles para publicar ofertas de trabajo y para reclutar.
Pero además debe buscar la forma de implementar capacitaciones dentro de los empleados que ya existen para prepararlos para sus nuevas funciones.
Es más fácil capacitar en nuevas tecnologías a un trabajador que ya conoce los procesos de la empresa que reclutar nuevos trabajadores. Esto no quiere decir que no se deba contratar a nadie nuevo, sino que debe hacerse una labor conjunta entre reclutar nuevo talento y brindar capacitación constante a los colaboradores con experiencia. Después de todo, el talento humano es el recurso más valioso de la empresa.
En definitiva, la renovación y digitalización representa una gran responsabilidad para RRHH, pero a la vez es una excelente oportunidad para llevar la empresa al logro de sus objetivos claves.
Algunas áreas de oportunidad para la innovación digital son:
Reclutamiento de personal
Hoy en día existen múltiples softwares y plataformas online que permiten agilizar el proceso de reclutamiento.
Se trata de servicios que permiten que los nuevos candidatos apliquen a la oferta laboral filtrando a quienes no cumplan con determinados requisitos. Esto permite ahorrar tiempo y esfuerzo, así como gestionar mejor el seguimiento a los candidatos.
Además, como el candidato debe aplicar en línea, se presume que contará con un mínimo de conocimientos en informática y que domina los procesos “en la nube”. Es un primer filtro para captar mejores aplicantes.
Gestión de tareas
La asignación de tareas específicas y el seguimiento a su cumplimiento es algo que se puede hacer hoy en día sin necesidad de recurrir a una nueva reunión para ponerse de acuerdo cada día.
Existen servicios de gestión de tareas que permiten el trabajo colaborativo y el seguimiento a proyectos. Entre ellos se puede destacar algunas como Asana, Trello, Wrike, Zapier, MeisterTask, entre otras.
Dentro de las mismas, el coordinador de área puede crear equipos de colaboración y asignar proyectos o tareas específicas y dar seguimiento a lo que se va completando con solo entrar a su cuenta.
Implementar una herramienta de gestión de tareas y proyectos desde recursos humanos puede ahorrar a la empresa mucho tiempo en sus procesos de producción. Además, compromete a los trabajadores con el cumplimiento.
Para ello, se debe asegurar que cada empleado se registre con su cuenta institucional y sea invitado al equipo de trabajo de su área.
Comunicación a distancia
En los últimos meses ha cobrado relevancia la comunicación a través de apps de videollamadas. Estas permiten compartir no solo voz e imagen, sino pantallas y/o documentos en tiempo real.
La labor de Recursos Humanos consiste en averiguar cuál es la mejor herramienta para ello. Evaluar el costo beneficio de las apps de pago y unificar la comunicación por medio de las mismas.
Algunas de las más comunes son la ya popular Skype, la nueva Microsoft Teams, Zoom, Meet, Webex, etc.
CRM (Customer Relationship Management)
Como su nombre en inglés lo indica, estas son herramientas de gestión y manejo de clientes. Ayudan a contar con una base unificada de clientes, crear funnels de ventas, dar seguimiento a sus solicitudes, asignar leads a diferentes colaboradores, etc.
La participación de Recursos Humanos en la implementación de un CRM consiste no solo en comparar los precios de un software o servicio. Debe evaluar cuál es la que más se ajusta a las necesidades de la compañía. Además, debe encargarse de centralizar la información a través de las gerencias para que alimenten la base de datos.
Algunos de los más conocidos son Hubspot, Bitrix24, Zoho CRM, Salesforce o Pipedrive.
Marketing digital
Por supuesto, el área del marketing digital no es desconocida. Muchas empresas ya cuentan con un departamento especializado en el mismo.
La labor del marketing digital incluye herramientas como la presencia y campañas en redes sociales. Además, publicidad web, SEO, uso de herramientas de email marketing, distribución de apps de productos y servicios, etc.
En este sentido, la participación de Recursos Humanos consiste en evaluar la implementación de nuevos canales de comunicación digital de cara al cliente. También debe mantener comunicación constante con el área encargada del contenido digital para mantener actualizada la información en los puntos de contacto con el mismo.
La filosofía institucional y los valores institucionales deben verse reflejados en dichos medios. Asimismo debe ser con toda información relevante de la empresa.
Ayuda y soporte técnico
Esta es un área que se puede automatizar parcial o totalmente para descongestionar a los encargados de atención al cliente. El objetivo es atender de forma personalizada únicamente los casos que requieren observación minuciosa.
La mayoría de consultas y trámites de una empresa se pueden compilar y organizar en una serie de respuestas frecuentes. Asimismo, las consultas y modificación de datos personales dentro de ciertos parámetros también pueden dejarse directamente en manos del cliente.
Para ello se puede programar bots que respondan consultas o una sección de preguntas frecuentes, así como programas de asignación de tickets de atención al cliente.
La labor de Recursos Humanos consiste en revisar qué tipo de servicios se deben automatizar y cómo se redistribuirá el servicio personalizado a los clientes que lo requieran.
Marcación y horarios laborales
Implementar un sistema de marcación digital por huella dactilar es algo que muchas empresas han realizado ya. Esto ayuda a que no exista el “favor” de la marcación de tarjetas de parte de otros trabajadores dentro de la empresa.
Sin embargo, esta forma de marcación solo es funcional cuando el trabajo se realiza de manera presencial.
Cuando la modalidad de trabajo cambia a remoto, se debe buscar un medio electrónico para que los trabajadores realicen la marcación. Si son pocos trabajadores, bastaría con verlos online. Pero para compañías grandes, esto es más difícil de controlar de forma individual.
Es por ello que se debe contar con una alternativa de marcación digital o control de horarios. Algunas ofertas en el mercado son Fingercheck, PrimaERP, XmartClock, Bixpe, entre otros.
Por otro lado, puedes implementar herramientas de control de tiempo de trabajo como Harvest, Toggl, Everhour o Clockify. Dentro de los mismos, el trabajador puede dejar registro de las actividades diarias y del tiempo que dedica a cada tarea.
Esto ayuda a la empresa no solo a cerciorarse de que el trabajo se esté haciendo, sino que permite identificar tareas que son poco fructíferas y que toman demasiado tiempo para buscar alternativas a fin de agilizarlas o automatizarlas.
Evaluación de desempeño del personal
Este es un punto muy importante en la labor de gestionar el recurso humano. Sobre todo, a la hora de promover a los trabajadores, otorgar reconocimientos, transformar cargos y agregar o suprimir plazas.
Poder medir objetivamente los logros en función del desempeño del trabajador no tiene por qué ser algo subjetivo o que se base en la simpatía de sus superiores.
Actualmente, existen herramientas como SimpleKPI, Weekdone, Ally.io, Workboard o Perdoo, que permiten evaluar a los trabajadores de acuerdo con métricas e indicadores asignados por cada gerencia.
Evaluación del clima laboral
Un punto que pocas empresas se toman el tiempo de atender, pero que es de gran importancia para identificar áreas de mejora, es la evaluación del clima laboral. Esta debe ser hecha de parte de los trabajadores.
Este debe ser llevado a cabo sobre todo en empresas grandes, de forma regular. En ocasiones una mala gerencia o determinadas condiciones laborales pueden estar impidiendo la mejora.
Por supuesto, responder preguntas sobre los superiores es algo que puede causar recelo entre los trabajadores. Por ello, se debe buscar brindar la alternativa de que las evaluaciones sean anónimas y honestas.
Existen servicios para el manejo de encuestas de satisfacción del empleado, como TinyPulse, QuestionPro o SurveyMonkey. Dentro de las mismas puedes configurar encuestas de forma regular. De este modo, podrás recopilar datos sobre el clima laboral de la empresa o de determinado departamento.
Con ello, lograrás que los trabajadores participen en la mejora continua dentro de la empresa. A la vez, facilitarás la posibilidad de detectar otras áreas en las que se requiere una transformación digital.
En conclusión
Como puedes ver, el rol de Recursos Humanos en la transformación tecnológica de las empresas es clave dentro de todas las áreas del negocio. Pero es una labor que debe realizarse en coordinación con el resto de jefaturas y gerencias de la compañía para tener éxito.
Elaborar un plan de implementación de innovaciones tecnológicas es el primer paso para llevar a la compañía al siguiente nivel.
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